Welche Vorteile bietet ein DMS?

Bei der Mehrzahl der deutschen Unternehmen finden Büro- und Verwaltungsprozesse noch immer überwiegend in Papierform statt. Teilweise werden geschäftliche Unterlagen zwar gescannt, die Angst davor, dass sensible Unternehmensdaten geklaut werden könnten hält viele Unternehmen jedoch nach wie vor von entsprechenden Digitalisierungsmaßnahmen ab...


Doch die Investition in digitale Lösungen lohnt sich. Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eignen sich hervorragend für das digitale Verwalten und Archivieren geschäftsrelevanter Dokumente.

Definition Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine digitale Lösung für die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Daten und Dokumente. Nutzer profitieren von der Verwaltung großer Mengen elektronischer Dokumente, Informationen und Unterlagen. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem wird die digitale Erfassung, Verteilung, Bearbeitung, Dokumentensuche sowie die Erfüllung rechtlicher Anforderungen ermöglicht und vereinfacht.

Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems
Für ein professionelles Dokumentenmanagement werden zahlreiche Softwarelösungen angeboten. Dokumentenmanagementsysteme funktionieren im Wesentlichen in folgenden Schritten:

• Erfassung aller vorhandenen und eingehenden Daten und Dokumente sowie Speicherung in einem zentralen Archiv.
  
• Die Dokumente werden vollständig auf elektronischem Weg verteilt und bearbeitet.
  
• Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen können vielzählige Geschäftsprozesse teilweise oder vollständig automatisiert werden.
  
• Mithilfe der Suchfunktion des DMS können Daten und Dokumente einfach und schnell gefunden werden. Hierfür stehen dem Nutzer je nach System Suchfilter und/ oder eine Volltextsuche zur Verfügung.
  
• Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen eine revisionssichere Dokumentenarchivierung.
  
• Seit Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten treffen. Mit modernen DMS werden Nutzer bei der Erfüllung dieser Anforderungen unterstützt.

Hier finden Sie beispielsweise eine bekannte und effektive Buchhaltungslösung für Gebäudereiniger.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems
Mit Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren. Hierzu gehören:

• Büro- und Verwaltungskosten werden gesenkt
  
• Informationen sind schnell und ortsunabhängig verfügbar
  
• DMS verbindet alle Abteilungen und Organisationsbereiche des Unternehmens
  
• Alle Zugriffe und Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar und rekonstruierbar
  
• Durch Vergabe von Zugriffsrechten sind Unternehmensdaten vor unberechtigten Zugriffen geschützt
  
• Revisionssichere Archivierung
  
• Hohe Sicherheitsstandards beim Datenschutz
  
• Nachhaltiges Arbeiten durch reduzierten Papierverbrauch
  
• Wichtiger Baustein für die digitale Transformation des Unternehmens

Voraussetzungen für die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems
Unternehmen, die sich für die Einführung einer DMS Lösung interessieren, müssen einige Voraussetzungen erfüllen. Hierzu gehören insbesondere:

• Intensive Recherche, um das passende System zu finden, das optimal zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.
  
• Das DMS muss mit der vorhandenen Hardware und IT-Infrastruktur kompatibel sein. Anderenfalls müssen Investitionen für die Neuanschaffung getätigt werden.
  
• Vorab muss geklärt werden, ob die Lösung Schnittstellen zu bereits bestehenden Lösungen wie beispielsweise dem CRM System oder der Buchhaltungssoftware bietet.
  
• In vielen Fällen ist die Anschaffung eines leistungsfähigen Dokumentenscanners nötig.
  
• Aufgrund der optimierten Geschäftsprozesse müssen Arbeitsweisen angepasst, Zuständigkeiten und Workflows neu definiert und Mitarbeiter frühzeitig in die Änderungsprozesse einbezogen werden.
  
• Betroffene Mitarbeiter müssen intensiv geschult werden.

Fazit
Für die Vollziehung des digitalen Wandels sind Dokumentenmanagementsysteme unverzichtbar geworden. Unabhängig von ihrer Größe profitieren Unternehmen stark von deren Einsatz. Zu den Vorteilen eines DMS gehören beispielsweise effizientere Prozesse und geringere Kosten. DMS helfen Unternehmen dabei, sowohl heute als auch morgen konkurrenzfähig zu sein.