Es ändert sich was im Zahlungsverkehr. SEPA löst nationale Zahlverfahren am 1. Februar 2014 ab: Wie bereiten sich Eichsfelder Unternehmen auf die Umstellung vor? Eichsfelder Nachrichten im Gespräch dazu mit Experten....


Die beiden Gesprächspartner Frank Sondermann (li) und Benno Bause.

Ab 1. Februar 2014 dürfen Kreditinstitute gemäß der SEPA (Abkürzung für Single Euro Payments Area) – Verordnung Überweisungen und Lastschriften von Unternehmen und Vereinen nur noch als SEPA-Zahlung im SEPA – Datenformat annehmen und ausführen. Was bedeutet das für die Kunden der Kreissparkasse Eichsfeld und auch für die Unter-nehmen im Landkreis Eichsfeld?

Eichsfelder Nachrichten sprach hierzu mit Frank Sondermann, Vorstandsmitglied der Kreissparkasse Eichsfeld, sowie Benno Bause, Prokurist der Eichsfeldwerke GmbH.

Herr Sondermann: Heißt das, die Kunden der Kreissparkasse Eichsfeld müssen sich an neue Überweisungs- und Lastschriftverfahren gewöhnen?

Für die meisten Privatkunden wird der Wechsel zu den SEPA-Zahlverfahren fast unbemerkt stattfinden: Die neuen SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften sind einfach zu nutzen, da sie sehr stark den Verfahren ähneln, die man hierzulande bis jetzt nutzt – egal ob im Online-Banking, an den SB-Terminals oder in der Filiale.

Und natürlich bleibt das Girokonto bei der Sparkasse in der heutigen Form bestehen. Auch bereits schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen gelten weiterhin, z.B. bei Vereinen oder den Eichsfeldwerken.

Herr Sondermann: Gibt es für die 50.000 Privatgirokunden der Kreissparkasse Eichsfeld wieder einmal neue Konto-Nummern?

Nein, auf keinen Fall. Die IBAN, d.h. die internationale Bankkontonummer, hat in Deutsch-land 22 Stellen. Sie besteht aus dem Ländercode DE für Deutschland, einer zweistelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl (achtstellig) und der bisherigen Kontonummer (zehnstellig):
DEXY82057070Kontonummer*

(* Fehlende Stellen werden von links mit Nullen ausgefüllt).

Sie sehen, die IBAN lässt sich eigentlich gut merken.
Der BIC (Business Identifier Code) gilt als international standardisierter Bankcode und ist vergleichbar mit der heutigen Bankleitzahl.

Sowohl die IBAN als auch den BIC finden unsere Kunden schon heute unter anderem auf jedem Kontoauszug sowie auf der Rückseite der neuen SparkassenCards. Und wer in der ersten Zeit noch etwas unsicher ist, dem helfen unsere Berater in der jeweiligen Geschäftsstelle sehr gern. Das unterscheidet uns doch von Direktbanken.

Herr Sondermann: Gibt es Fristen für Privatkunden?

Für Privatkunden gibt es bis 1. Februar 2016 gewisse Übergangsregelungen, die den Wechsel erleichtern werden. Bis zu diesem Zeitpunkt können unsere Privatkunden ihre bisherige Kontonummer und Bankleitzahl für inländische beleghafte Überweisungen auch noch weiterhin nutzen; wir übernehmen bis dahin für unsere Privatkunden die Umrechnung in IBAN.

Jedoch empfehlen wir unseren Kunden, die IBAN bereits ab 1. Februar 2014 zu nutzen. Bei grenzüberschreitenden SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften benötigen Privatkunden bis 01. Februar 2016 neben ihrer IBAN noch den BIC – die internationale Bankleitzahl-; danach auch hierfür nur noch die IBAN.

Herr Bause: Die Eichsfeldwerke GmbH ist eines der größten Versorgungsunternehmen im Landkreis. Viele Ihrer Kunden lassen die Verbrauchsentgelte für Erdgas, Wasser, Abwasser, Müll, etc. sicher per Lastschrift einziehen oder haben einen Abbuchungsauftrag erteilt, um sich monatliche Überweisungen zu ersparen. Da müssen Sie auf den 1. Februar 2014 vorbereitet sein. Ist die Umstellung für Unternehmen auch so einfach wie für Privatkunden?

Für Unternehmen von unserer Größe ist die Umstellung auf SEPA schon arbeitsintensiv. Durch die gesetzlich vorgeschriebene Abschaltung der deutschen Lastschrift- und Über-weisungsverfahren stehen alle Unternehmen vor der Herausforderung, die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren rechtzeitig vor dem 1. Februar 2014 zu meistern. Bis dahin müssen alle ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und somit auch die Buchhaltungssysteme für die Abwicklung von SEPA-Zahlungen fit gemacht haben. Wir haben rechtzeitig begonnen und arbeiten schon seit Monaten konsequent daran.

Herr Bause: Das hört sich nach einer Menge Arbeit an?

Wir haben beispielsweise schon vor einem Jahr damit begonnen den Fahrplan für die Umstellung mit den Banken abzustimmen. Es sind nur noch wenige Monate bis zum 1. Februar 2014. In Vorbereitung der Umstellung auf die SEPA-Verfahren müssen wir unsere Geschäftskorrespondenz und unsere Formulare mit der gültigen IBAN und dem BIC erneuern.

Weiterhin muss das Buchhaltungssystem mit verschiedenen Modulen inklusive der Zahlungs-verkehrsanwendungen angepasst werden. In unserer Verwaltung müssen die IBAN und BIC unserer Kunden- und Geschäftspartner, aber auch die unseres Personals, ergänzt werden. Schließlich müssen wir prüfen, ob wir alle Überweisungen und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren umgestellt haben.

Dies alles sind Faktoren, die eine gewisse Zeit beanspruchen. Die Umstellung sollte unseres Erachtens nach sehr zeitnah erfolgen, damit es nicht zu Zahlungsproblemen oder gar fehler-haften Zahlungsabwicklungen kommt, die naturgemäß mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Das alles bindet schon personelle Kapazitäten im Unternehmen.

Herr Bause: Was empfehlen Sie anderen Unternehmen?

Wir empfehlen anderen Unternehmen, sofern noch nicht geschehen, sich der Umstellung intensiv zu widmen. Je eher man beginnt, desto besser sind die Möglichkeiten Fehlerquellen zu identifizieren oder auch Tests durchzuführen. Wichtig ist eine Anpassung bzw. Erweiterung der Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme, so dass diese SEPA-konform genutzt werden können.

Wir haben uns einen klaren Fahrplan - heute spricht man auch immer von einer Timeline - aufgestellt, auf der alle Schritte verzeichnet sind. Und dieser Zeitplan wird permanent von unserem Projektteam auf Einhaltung geprüft. Deshalb sind wir auf einem guten Weg. Die SEPA-Umstellung sollte für die gesamte Unternehmensgruppe bis Anfang Januar 2014 abgeschlossen sein.

Herr Bause: Was haben die Kunden bisher davon mitbekommen?

Da bisherige Einzugsermächtigungen nicht immer den SEPA-Anforderungen entsprechen, haben wir im Mai dieses Jahres ca. 41.000 Kunden hinsichtlich der Erteilung einer SEPA-konformen Einzugsermächtigung angeschrieben. An dieser Stelle möchten wir all denjenigen Kunden dafür danken, dass sie uns eine SEPA-fähige Einzugsermächtigung erteilt und die Unterlagen so schnell zurückgeschickt haben. Herzlichen Dank dafür. Alle Verbraucher, die uns bereits im Vorfeld eine schriftliche SEPA-konforme Einzugsermächtigung erteilt haben, waren davon nicht betroffen.

Grundsätzlich gilt, dass eine schriftlich vorliegende Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt werden kann. Eine Information über die Umwandlung der SEPA-konformen Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat mit Angabe der Gläubiger-ID und Mandatsreferenznummer erhalten alle Kunden bis Ende Januar 2014. Somit können wir auch zukünftig den Zahlungsverkehr unkompliziert und ohne zeitlichen Aufwand für unsere Kunden abwickeln.

Herr Sondermann: Das sind ja schon Ressourcen, die die Unternehmen für die Umstellung auf SEPA aufbringen müssen. Lohnt sich das auch?

Der Zahlungsverkehr in Europa wird durch SEPA taggenau planbar. Das erlaubt eine präzisere Liquiditätsplanung. Ein gewisser Umstellungsaufwand ist hier nicht vermeidbar. Nur mit SEPA können Unternehmen von der Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs in der Euro-Zone profitieren. Ab der Umstellung nutzen Unternehmen das gleiche Verfahren für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen.

Die begleitende Vereinheitlichung der rechtlichen Rahmenbedingungen und des Daten-formats erleichtern somit auch europaweite Geschäftsaktivitäten.

Herr Sondermann: Ca. 4.000 Geschäftsgirokonten betreuen Sie in der Kreissparkasse Eichsfeld. Begleiten Sie diese bei der SEPA-Umstellung?

Natürlich. Wir lassen unsere Firmen- und Gewerbekunden auf diesem Weg nicht allein:
Bei allen anstehenden Fragen rund um die SEPA-Migration finden Unternehmen, Hand-werker, Geschäftskunden, etc. - wie übrigens auch Privatkunden- in jedem Fall Unterstützung bei ihrem jeweiligen Kundenberater.

Für den Umstellungsprozess in den Unternehmen haben wir unseren Firmen– und Gewerbe-kunden einen Leitfaden als Broschüre zur Verfügung gestellt. Die darin enthaltene wichtige Checkliste finden alle Unternehmen auch als Download unter www.kreisparkasse-eichsfeld.de. Vor kurzem haben wir unsere Firmen- und Gewerbekunden noch einmal schriftlich informiert.

Zudem helfen unsere Zahlungsverkehrsanwendungen für Firmenkunden und spezielle Tools der Sparkassen-Finanzgruppe bei der Umrechnung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN/BIC. Da gibt es neben der Electronic-Banking-Software SFirm vor allem die Tools SEPA Account Converter, SEPA File Converter und den XML Checker.

Herr Sondermann: Privatkunden, Unternehmen: Wer ist noch von der SEPA-Umstellung betroffen?

Die Umstellung auf die neuen SEPA-Zahlverfahren innerhalb Deutschlands zum 1. Februar 2014 bringt auch für gemeinnützige Institutionen, z.B. für Vereine, Veränderungen mit sich. Damit diese vor allem ihre Mitgliedsbeiträge weiterhin problemlos einziehen können, sollten auch Vereine schon jetzt aktiv werden. Die gute Nachricht: Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen der Mitglieder müssen nicht erneuert werden, sondern können auch für den Einzug von SEPA-Lastschriften genutzt werden. Eine Checkliste auf unserer Homepage www.kreissparkasse-eichsfeld.de hilft bei der Vorbereitung auf die neuen Zahlverfahren.

Darüber hinaus ist die SEPA-Umstellung auch für öffentliche Verwaltungen und Kommunen relevant.

Fazit: Was raten Sie beide?

Bis Februar 2014 müssen die Systeme auf die SEPA-Zahlverfahren umgestellt sein. Deshalb wird es für Unternehmen, Vereine und öffentliche Verwaltungen, die bisher noch nichts unternommen haben, höchste Zeit sich auf SEPA vorzubereiten.

Wir bedanken uns herzlich für die umfangreichen Informationen.